Möte kan struktureras och berikas med moment som är nödvändiga för att varje deltagare ska kunna inkluderas, delta och bidra samt känna sig välkommen.

 

Syfte med Övningen:
Att strukturera möten effektivt för att säkerställa inkludering, deltagande och bidrag från alla deltagare.

​

Varaktighet:
Möten kan variera från 15 minuter till flera dagar, beroende på gruppens behov och mötets mål.

​

Material/Lokal:
Möten kan genomföras offline, online eller hybrid, med fokus på fysiska möten.

• Dagordning (eventuellt protokoll från tidigare möten)

• Material för anteckningar (papper, pennor eller bärbara datorer)

• Timer

• Visualiseringshjälpmedel (whiteboard, post-it-lappar, whiteboardpennor etc.)

• Lokalen bör så långt som möjligt anpassas till deltagarnas behov så att de känner sig bekväma (tillgänglighet, bordsstorlekar, sittplatser, tillgänglighet, säkerhet, ljudnivå etc.). En trevlig miljö kommer också att bidra till detta. Någon form av catering (drycker, snacks) bör finnas tillgänglig, särskilt om mötet varar mer än ett par timmar.

 

Förberedelse:

• Ta hänsyn till deltagarnas tillgänglighet när du schemalägger mötet.

• Förbered dagordningen i god tid och låt alla deltagare bidra.

• Använd faciliteringstekniker för att säkerställa inkludering och demokrati i mötet.

• Tilldela tid för isbrytare eller energizers för att engagera deltagarna.

• Definiera tydligt mötets mål och dela dagordningen med deltagarna i förväg.

 

Steg-för-Steg

 

Öppna mötet:

Börja med att hälsa deltagarna välkomna. Alla ska känna sig uppskattade. Fortsätt med en kort presentationsrunda eller en uppvärmning (eller energigivare) så att deltagarna lär känna varandra och känner sig bekväma i gruppen. Fråga efter föredragna pronomen. Se till att du kan uttala alla namn korrekt. Använd namnskyltar vid större möten. 

 

Introducera och kom överens om användningen av handtecken för specifika bidrag (överenskommelse, oenighet, frågor etc.).

 

Upprätta regler för samtalet som hjälper till att påminna alla om vad som är viktigt och ger en ram för mötet. Be deltagarna att tala långsamt och tydligt och att inte avbryta varandra. Uppmuntra dem att uttrycka sina åsikter och att delta i diskussioner i syfte att främja alternativa perspektiv ... 

 

Tilldela deltagarna olika roller eller uppgifter, t.ex. som moderator (det kan vara den person som förberett mötet), protokollförare, tidtagare eller visionär (som påminner deltagarna om mötesreglerna och ingriper vid behov). 

 

Presentera dagordningen, förklara vem som kommer att ansvara för vissa delar av mötet och påminn deltagarna om de mål ni har. Att fråga deltagarna vad de förväntar sig av mötet hjälper till att styra mötet.

​

• Kort:

  • Välkomna deltagarna varmt och underlätta introduktioner.

  • Etablera handtecken för kommunikation.

  • Sätt upp regler för respektfull dialog.

  • Tilldela roller (moderator, antecknare etc.).

  • Presentera dagordningen och klargör ansvarsområden.

 

• Under mötet:

Var som moderator medveten om dina egna fördomar och var uppmärksam på deltagare som tenderar att dominera 

Se till att alla kan höra vad som sägs, att de blir lyssnade på när de talar och att även blyga eller tysta personer kan uttrycka sin åsikt. Moderationsmetoder hjälper till att strukturera mötet och uppnå dina mål.

Störningar bör åtgärdas omedelbart eftersom de är ett inlärnings- och kommunikationshinder. Om de inte hanteras kommer de sannolikt att förhindra eller förvränga problemlösningsprocessen.  

Respektera alla deltagares tid och avsluta mötet vid den överenskomna tidpunkten.

​

Kort:

• Var medveten om eventuella fördomar och se till att alla röster hörs.

• Hantera störningar snabbt för att behålla fokus.

• Respektera deltagarnas tid och håll dig till den överenskomna tidsplanen.

 

• Mötens avslut:

Sammanfatta resultat, beslut och uppgifter så att alla är på samma nivå.

Om ett uppföljningsmöte planeras, organisera en rotation av de olika rollerna, vilket ger en möjlighet att uppleva mötet från olika synvinklar. 

Avsluta med en tackrunda och samla in feedback!

Dela protokollet med alla efter mötet.

 

Kort

• Sammanfatta resultat, beslut och uppgifter.

• Planera för uppföljningsmöten och rotera roller för varierade perspektiv.

• Avsluta med tacksamhet och samla feedback från deltagarna.

• Dela mötesprotokollet med alla deltagare.

 

Mall för Protokoll: LÄNK

 

Referenser

Inkluderande möten: https://www.atlassian.com/de/team-playbook/plays/inclusive-meetings 

 

Ytterligare läsning

Exempel på handsignaler: https://www.seedsforchange.org.uk/handsig.pdf 

Systematisk konsensus htMöten är viktiga för grupprocesser, utbyten och beslutsfattande. Här ger vi förslag på hur ett tps://clips.gen-europe.org/systemic-consensing/ 

Nyckelord för sökmotorer: inkluderande möten, händelser som är känsliga för diskriminering, beslutsmetoder i grupper, modereringsmetoder